Entradas e Saídas de Estoque
Como fazer
O registro das entradas e saídas dos produtos estocados é imprescindível para o controle de estoque. Esse procedimento ajuda a conhecer as necessidades para melhor atendimento das demandas, mantendo os investimentos em estoque no nível mais econômico possível. Além disso, possibilita a diminuição da idade média de estocagem, favorece o ciclo operacional e, consequentemente o capital de giro da empresa.
O registro e controle das entradas e saídas de estoque deve sempre assegurar a disponibilidade dos materiais para as vendas e/ou produção.
Este acompanhamento deve ser realizado para qualquer tipo de material que esteja sob a guarda e conservação da empresa, tanto para matéria-primas, quanto para mercadorias produzidas e/ou vendidas.
Para facilitar o entendimento, vamos separar as movimentações de acordo com as formas mais comuns de movimentação de estoque realizadas no Comércio e na Indústria:
1 - No comércio (varejista ou atacadista) podem ser realizadas várias movimentações no estoque, confirmadas pelas notas fiscais de entrada ou saída:
- Compras;
- Vendas;
- Devoluções realizadas ou recebidas;
- Bonificações realizadas ou recebidas;
- Remessa ou recebimento de transferências externas (entre empresas de um mesmo grupo).
2 - Na indústria podem haver alterações no estoque, confirmadas pelas notas fiscais de entrada ou saída:
- Entradas no estoque de materiais de apoio, vinculadas ao número do pedido de compra feito ao fornecedor, como: componentes, suprimentos e matérias-primas utilizadas para produção, além das embalagens;
- Entradas/saídas de estoque de produtos em processamento, semiacabados ou acabados, vinculadas a uma determinada ordem de produção ou requisição de material.
Contudo, podem também ser feitas revisões de entrada ou saída de estoque a qualquer momento, sem vínculo da operação a uma nota fiscal, como registro das quebras ou refugos e transferências internas (entre pontos de estocagem, dentro da mesma empresa).
Classificação
Dada a grande diversidade de materiais abrigados em uma empresa, para fazer o acompanhamento do deslocamento deles é necessário que eles estejam previamente classificados, de forma padronizada, facilitando sua identificação e, consequentemente, seu controle.
Essa classificação é feita através da definição de um código, através de números e/ou letras, e especificação comum, com a descrição minuciosa do material de forma que seja entendida por fornecedores, usuários e clientes.
Controle
Nomeados todos os materiais de forma específica, o controle se dá com o registro de qualquer produto que sai ou entra no local de estocagem.
Esse controle é realizado através de fichas individuais de controle de estoque (manuais ou eletrônicas, de preferência por meio de sistema integrado), onde são realizados os registros dos valores quantitativos referentes à entrada ou saída dos materiais. De forma geral, o levantamento das entradas é feito com base nas Notas Fiscais, documentos de devolução de material da produção e na ordem de produção de produtos fabricados, enquanto que o lançamento das saídas é feito com base na Nota Fiscal de venda, na ordem de produção de produtos a fabricar, requisição, romaneios ou ordens para expedição.
É essencial para um bom controle de estoque, a sinergia e integração entre os processos de compra, venda, produção e estocagem.
A compra terá como base, entre outros fatores, o que foi vendido em períodos anteriores e o comportamento dos produtos em estoque. Poderá utilizar critérios envolvendo todos os processos mencionados, como estoque mínimo e máximo, giro de produtos, necessidade de produção e vendas antecipadas.
Caso a empresa não se preocupe com um rígido registro e controle de entradas e saídas, corre risco de perdas financeiras por desvios de mercadorias, mau uso do capital de giro, falta de parâmetros para tomada de decisão, compras inadequadas, estoque obsoleto e dificuldade em apurar as divergências de estoque.
Veja as formas de execução dessa tarefa e em quais situações elas são recomendadas:
| Sistema Integrado | Utilizando software integrado de gestão (ERP) que integra as movimentações de estoque entre os diversos departamentos, sendo compras, produção, vendas, estocagem etc., possibilitando um controle correto dos diferentes estoques da empresa. Recomendado para empresas que trabalham com diferentes mercadorias e possuem um número moderado a alto de produtos em estoque. |
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| Eletrônico Manual | Utilizando programas simples ou planilhas eletrônicas que apoiam no registro das entradas e saídas de mercadorias e produtos, porém não integrando os processos, sendo necessário o registro da movimentação da mercadoria em cada departamento. A não integração dos processos está sujeita a divergências de estoque. |
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| Manual | Utilizando um método de controle através de fichas (papel) ou mesmo por meio das lembranças de entradas/saídas ocorridas. |
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Marina trabalha em uma empresa comercial como almoxarife e suas responsabilidades vão desde o recebimento e armazenagem dos materiais até a saída desses do estoque.
